W księgarniach znajdziesz setki, a może i tysiące książek na temat zarządzania czasem (lub lepiej brzmiącego: zarządzania sobą w czasie). Jest też wiele szkoleń, kursów i seminariów na ten temat. Jednak być może należysz do tych 90% ludzi, którzy mimo najlepszych technik zarządzania czasem, PDA, kalendarzy i innych urządzeń – nadal cierpią na brak czasu.

Jeśli tak, mam dla Ciebie rozwiązanie które pozwoli Ci odrzucić większość technik zarządzania czasem:

  1. Usuń to, co jest najmniej ważne dla Ciebie
  2. Ustal priorytety
  3. Natychmiast zabierz się za pierwsze działanie i skoncentruj się na nim

Teraz opis tego, jak posługiwać się powyższą procedurą – (nie)zarządzania czasem, lecz priorytetami 🙂

Wyobraź sobie, że musisz nagle wyjechać na pół roku i wszystko zostawić. Masz jednak godzinę, czy dwie na dowolną czynność, niezwiązaną z podróżą. Co zrobisz? Które zadanie na Twojej liście jest najważniejsze? Jakie zadanie, wg zasady Pareto (80/20) będzie miało największy wpływ na Twoje cele, życie, pracę, karierę? Zaznacz odpowiedź.

Następnie wybierz jeszcze drugą i w ostateczności trzecią czynność. To są Twoje priorytety. Najpierw skup się na pierwszym z nich i pracuj nad nim tak długo, aż skończysz. Koncentracja i pełne poświęcenie ma tu kluczowe znaczenie.

Pamiętaj, że multitasking znacznie obniża efektywność. Co więcej, według filozofii GTD (Getting Things Done), sprawy rozpoczęte a niedokończone wywołują stres i przeciążają umysł. Wyrób w sobie nawyk koncentracji na jednym zadaniu i dokańczania spraw.

Co jakiś czas zadaj sobie pytania:

  • Czy jestem produktywny, czy tylko aktywny?
  • Czy nie wyszukuję sobie zajęć tylko po to, aby uniknąć najważniejszych zadań?

Gdy skończysz pracę nad jednym projektem, zrób sobie przerwę, daj nagrodę (coś, co sprawia Ci przyjemność) i dopiero wtedy weź się za kolejny projekt. W przerwie zajmij się czymś zupełnie innym, niż praca nad projektem. Jeśli pracowałeś umysłowo, zrób kilka ćwiczeń fizycznych lub przejdź się na spacer. Nagroda to z kolei sygnał dla podświadomości za dobrą pracę i zachęta do kolejnej.

Ćwiczenie: Już teraz obejrzyj swoją listę zadań i wykreśl to, co uważasz za niepotrzebne. To co jest potrzebne a nie musisz robić osobiście – zdeleguj. Każde zadanie sprawdź pod względem konsekwencji. Pracuj krótko, ale mądrze!

Pozdrawiam,

Marcin Kijak